Une faculté renommée de l’un des plus grands établissements postsecondaires du Canada avait un besoin récurrent de recyclage de matériel électronique. La sécurité des données était la principale préoccupation. Or, l’approche décentralisée du client pour retenir les services de différents fournisseurs l’empêchait d’instaurer une solution unique et cohérente.

Comme la faculté avait l’habitude de travailler avec de nouveaux fournisseurs chaque fois qu’un recyclage s’imposait, elle s’est souvent retrouvée à confier ses déchets électroniques à un fournisseur et à embaucher une entreprise distincte pour gérer la destruction des données. Par conséquent, elle ne pouvait jamais être certaine que ses exigences étaient respectées de manière sûre et fiable.

Du point de vue des ressources financières, les budgets des universités sont souvent dictés par les achats informatiques plutôt que par le retrait des technologies désuètes. Il peut être difficile pour les grandes institutions de prendre des décisions centralisées quant à l’achat de matériel informatique et, du même coup, aux solutions d’élimination du matériel désuet.

De nombreux départements universitaires traitent leurs besoins indépendamment les uns des autres, ce qui peut entraîner des incohérences en matière d’efficacité et de sécurité. Cependant, en adoptant une approche d’achat partagé sous forme de consolidation des fournisseurs, les universités et leurs facultés réduisent leurs coûts, bénéficient d’une meilleure qualité de service et simplifient leur gestion des technologies de l’information dans tous les départements.

En choisissant de travailler avec Quantum, le client a finalement opté pour les mesures de conformité, les certifications et la proposition de valeur qui font la renommée de l’entreprise. Ainsi, la faculté avait la certitude que ses anciens équipements seraient manipulés en toute sécurité et qu’ils seraient recyclés conformément à ses besoins particuliers. Elle savait également que Quantum maximiserait la valeur de ses équipements à l’aide des mesures appropriées d’élimination des actifs informatiques.

Lorsque les établissements postsecondaires doivent se départir de leur matériel informatique, c’est rarement parce que celui-ci ne fonctionne plus. Dans la plupart des cas, les équipements sont simplement remplacés par du matériel plus performant. Des solutions pour les équipements en fin de cycle, comme celles que propose Quantum, permettent aux universités de mettre à profit l’équipement désuet pour augmenter leur retour sur investissement grâce à la remise à neuf, à la revente et au réemploi.

Lors de la visite de la faculté, il était évident pour les spécialistes de Quantum que non seulement l’approche du client en matière d’élimination des déchets électroniques était inefficace, mais qu’il y avait une réelle occasion de rendre le processus plus simple et plus sécuritaire.

Quantum en est venue à cette conclusion en comprenant d’abord le volume et la fréquence des cycles de renouvellement de la faculté et en créant un programme reposant sur ces chiffres. Le programme personnalisé comprenait le retrait régulier et continu du matériel désuet, un service de destruction des données selon la demande, une évaluation annuelle des équipements et la possibilité de tirer profit des solutions d’élimination des actifs informatiques en fin de vie utile.

Quantum gère tout le recyclage des équipements informatiques et la destruction des données sur place pour les nombreux départements de la faculté. Des bacs de recyclage sont régulièrement déployés et recueillis dans les différentes salles informatiques du campus, et l’équipement informatique utilisé par le client est ramené dans les installations de Quantum pour une élimination sécuritaire. Du même coup, lorsque le volume le justifie, la faculté fait venir le camion de déchiquetage spécialisé de Quantum pour effectuer le déchiquetage des disques durs sur place, devant témoins.

Le client a également choisi de procéder à un retrait annuel de tous les déchets électroniques accumulés qui pourraient avoir été oubliés. Une fois l’an, selon un calendrier prédéterminé, Quantum livre divers bacs de collecte sur le campus pour revenir les chercher ultérieurement, rapportant ainsi à ses installations les matériaux jetés. Cette façon de faire donne au service informatique du client la possibilité de parcourir le campus à la recherche de vieux équipements qui auraient pu finir dans les différents placards ou salles d’entreposage.

Tout au long de ces initiatives, on tient compte des préoccupations de sécurité des données de la faculté, car les disques durs sont retirés par le personnel du service informatique de l’université, puis sont déposés dans un bac sécurisé, garantissant ainsi qu’aucune donnée ne sort de la faculté. Lorsque Quantum est informée que le conteneur de disques durs est plein, le personnel de recyclage autorisé arrive avec le camion de déchiquetage de l’entreprise, note les numéros de série de chaque disque jeté et détruit les données et leur support sur place, sous les yeux du client.

Selon Clayton Miller, vice-président du développement des affaires pour Quantum Lifecycle Partners, son entreprise gère avec succès les besoins de recyclage des appareils électroniques de la faculté de manière sûre, fiable et axée sur la revalorisation depuis plus de 30 ans. En choisissant de travailler uniquement avec Quantum, le client continue de bénéficier d’une offre de services complète.

La faculté dispose désormais d’un point de contact unique chez Quantum. Elle sait exactement à quoi s’attendre en termes de gestion de son équipement informatique et de ses disques durs, et a effectivement resserré le contrôle autour de son équipement informatique ainsi que la destruction de ses données. De plus, elle a réduit ses coûts, car travailler avec un seul fournisseur réduit les dépenses globales en services individuels.

Au cours de la dernière année seulement, Quantum a aidé le client à recycler plus de 20 000 lb (9 000 kg) de déchets électroniques et à détruire plus de 5 000 disques durs. Le mot s’est passé à travers le campus, et plusieurs autres facultés de l’université ont choisi d’emboîter le pas. Dans chaque cas, Quantum propose un programme adapté aux besoins uniques du département.

Il faut les bons processus internes et la bonne entreprise pour répondre aux préoccupations des déchets électroniques de la plupart des universités. En travaillant avec une entreprise comme Quantum, les établissements postsecondaires peuvent libérer des ressources, générer une valeur financière ajoutée et avoir la garantie que leurs préoccupations en matière de sécurité des données et leurs besoins logistiques sont correctement traités.