L’une des plus grandes commissions scolaires du Canada devait gérer efficacement la fin de vie utile du matériel informatique ainsi que la sécurité des données pour plus de 250 000 élèves et 39 000 employés dans près de 600 écoles. Le système scolaire desservait la communauté au moyen de plus de 400 écoles primaires, plus de 100 écoles secondaires et près de 50 établissements d’enseignement aux adultes et écoles alternatives. Les écoles étaient réparties dans la plus grande région métropolitaine du pays, et aucune méthode facile et cohérente ne permettait de gérer l’élimination du matériel informatique dans le respect de l’environnement et de la confidentialité des renseignements personnels d’adultes et de mineurs.

Selon le Breach Level Index récemment publié, une base de données mondiale sur les violations de données publiques, 4,5 milliards d’enregistrements de données ont été compromis dans le monde au cours du premier trimestre de 2018, soit une augmentation de 133 % par rapport à la même période en 2017. Le Ponemon Institute a découvert que le coût moyen pour résoudre une telle faille de données est de 158 $ par enregistrement, mais pour les établissements d’enseignement, ce montant grimpe à 246 $.

« Étant donné la fréquence croissante des vols de données, le coût pour y remédier et les dommages à la réputation qui en découlent, il est essentiel pour une commission scolaire d’avoir en place un excellent programme d’élimination des actifs informatiques. »

Bien que les dossiers scolaires ne contiennent pas de numéros de carte de crédit ou d’informations bancaires, ils comprennent des relevés de notes, des dossiers de santé et des dates de naissance associés à des noms et à des adresses.

La commission scolaire en question avait besoin d’une solution simple, pratique et coordonnée qui n’interférait pas avec la journée scolaire (pas de collectes avant l’ouverture de l’école, pendant la récréation ou à l’heure du dîner). Quantum a remporté le contrat après une évaluation approfondie menée par la direction et visant des fournisseurs présélectionnés sur la base de leur expertise dans le traitement des actifs informatiques en fin de vie et des données hautement sensibles. Étant donné que la gestion des systèmes informatiques n’est pas une compétence fondamentale de la commission scolaire, la diligence raisonnable au cours du processus de sélection était particulièrement importante.

Après avoir visité les installations de Quantum et pris connaissance de l’éventail de certifications de l’entreprise, dont les approbations critiques R2 et OES (Ontario Electronic Stewardship), la commission scolaire a arrêté son choix sur Quantum.

La réunion concernant le projet a couvert tous les détails sur la façon dont la commission scolaire gère son équipement informatique. Bien que les commissions scolaires aient l’habitude de conclure des accords sur les niveaux de service précisant le moment de la collecte après un appel, la commission scolaire s’est montrée flexible et a permis à Quantum d’effectuer une collecte dans les écoles qui en faisaient la demande chaque fois que son personnel se trouvait dans la région, une économie de coûts logistiques.

« Le point important pour le conseil d’administration et Quantum était le développement d’un processus efficace, évolutif et reproductible dans chaque école. »

Pour faciliter le tout, Quantum a créé un formulaire de demande de collecte que chaque école pouvait soumettre chaque fois qu’une demande de service s’imposait. Ce formulaire se trouve sur le portail central des services de la commission scolaire et est facilement accessible, au besoin.

Quantum a déployé des bacs de collecte dans les écoles. Lorsqu’un bac était rempli, une demande de collecte était envoyée à Quantum, qui s’arrêtait à l’endroit voulu lorsque son personnel était dans la région ou qui envoyait une équipe sur place, au besoin. Quantum arrivait avec un bac vide et repartait avec le bac plein, signait le bon de livraison et transportait le matériel à son usine de traitement.

La commission scolaire a déterminé que ce mode de fonctionnement répondait à ses besoins. Quantum peut desservir une commission scolaire selon un éventail de scénarios de service conçus pour répondre aux besoins individuels.

La commission scolaire est toujours très satisfaite du service qu’elle reçoit. Il s’agit d’une solution simple et abordable qui répond à ses besoins du point de vue de l’interaction avec les élèves, de la sécurité et de l’environnement. C’est aussi une option peu coûteuse, conforme et sécurisée.

Le contrat de cinq ans a été signé en 2014 et soumis à une réévaluation en 2019. Clayton Miller, vice-président du développement commercial chez Quantum Lifecycle Partners, est convaincu que la commission scolaire renouvellera l’entente. De plus, il avisera la commission scolaire qu’en vertu de la loi sur l’économie circulaire qui sera adoptée en Ontario d’ici juin 2020, elle devra s’assurer que tout futur fournisseur connaisse parfaitement la Loi et ses implications pour le retrait et le traitement des déchets électroniques. Étant donné que Quantum suit de près la Loi depuis le début afin d’être au courant de tous les développements pour ses clients, il serait logique que la commission scolaire continue de faire appel à Quantum.