Un grand cabinet de services comptables exploitant des centaines de bureaux au Canada ne disposait d’aucune politique ou procédure appropriée pour gérer le retrait massif d’ordinateurs à l’échelle locale. Chaque bureau avait toujours géré individuellement l’élimination de son équipement. Toutefois, le client a réalisé que cette approche n’était pas idéale compte tenu de la quantité importante de données personnelles et financières enregistrées dans ses systèmes informatiques.

À la suite de l’annonce par Microsoft de l’abandon du soutien de Windows 7, le cabinet comptable a entrepris un renouvellement de ses systèmes informatiques à l’échelle nationale. Cependant, en raison d’un niveau élevé d’autonomie locale, l’entreprise a dû relever trois défis distincts.

Premièrement, étant donné la dispersion de centaines de systèmes informatiques sur une vaste zone géographique, la logistique de retrait des actifs nécessiterait une planification rigoureuse.

Deuxièmement, comme tant d’autres clients, l’entreprise avait négligé d’allouer des fonds au recyclage des produits électroniques à grande échelle. Son budget était donc limité.

Enfin, l’espace disponible dans les divers bureaux de l’entreprise était insuffisant pour entreposer tout l’équipement désuet, même temporairement.

Le client a contacté Quantum pour connaître les options d’élimination des actifs informatiques. Il cherchait une solution centralisée, économique et répondant aux exigences de sécurité du cabinet.

Selon Clayton Miller, vice-président du développement des affaires pour Quantum Lifecyle Partners, une partie de la valeur ajoutée offerte par l’entreprise est la capacité de voir dans une liste de matériel informatique à éliminer tout le potentiel de revente et de recyclage.

« Le client nous a donné une liste détaillée de ses ordinateurs de bureau, y compris le nombre d’appareils, leur modèle et leur emplacement, explique M. Miller, ce qui nous a permis de déterminer à l’avance quels systèmes avaient une valeur de revente potentielle. »

Il s’est avéré que la plupart des systèmes du client étaient très anciens et avaient donc un faible potentiel de revente. Le client a toutefois précisé que sa priorité était la destruction de ses disques durs et non la revente de ses ordinateurs.

Quantum a déterminé que la meilleure option pour le cabinet comptable serait d’envoyer ses actifs informatiques le moins loin possible.

En travaillant directement avec l’équipe des technologies de l’information du client – et en tenant compte du budget, de la sécurité des données et de l’impact environnemental du projet – Quantum a conçu une solution sécuritaire et abordable axée sur la consolidation et sur le recours aux installations locales de destruction et de recyclage des actifs informatiques (huit installations réparties d’un océan à l’autre).

En apprenant que certains des bureaux du cabinet comptable disposaient d’espaces d’entreposage, Quantum a suggéré à l’équipe informatique du client de rassembler le matériel informatique désuet dans un nombre restreint de points stratégiques. On a ainsi réduit de moitié le nombre de points de collecte, une importante économie de coûts pour le client.

Quantum a ensuite informé le client qu’il pouvait réduire davantage ses coûts en retirant préalablement les disques durs de ses ordinateurs et en les mettant de côté pour la destruction des données sur place. Le cabinet s’est donc retrouvé avec une multitude d’ordinateurs de bureau vides, dont certains avaient une valeur résiduelle.

Quantum a demandé au client de trier les ordinateurs inscrits sur sa liste en deux catégories : revente et recyclage. Cette étape a réduit les frais de logistique, car seule une partie des actifs devait être traitée avec soin (service en gants blancs) pendant le transport. Quand vint le temps de récupérer le matériel, le tri initial des ordinateurs et l’extraction des disques durs ont amélioré l’efficacité de la collecte tout en réduisant les coûts de traitement dans les installations de Quantum.

Quantum a été en mesure de concevoir une solution efficace sur le plan économique et environnemental ainsi que sécurisée dans tous les sens du terme.

Si tout l’équipement était resté dispersé dans des centaines d’emplacements, il aurait été extrêmement coûteux pour le client de faire transporter ses ordinateurs de bureau d’un bout à l’autre du pays, avec toutes les précautions requises, alors que 75 % des appareils n’avaient aucune valeur de revente.

Finalement, la valeur des équipements revendus a suffi pour couvrir les coûts des services de logistique, de destruction des données et de recyclage. Ainsi, Quantum a fourni gratuitement une solution nationale à un client très satisfait du résultat.

Autre source de satisfaction, selon M. Miller : au cours de la mise en œuvre de la solution de recyclage, Quantum a pu aider le client à établir une politique d’entreprise pour gérer les futurs retraits d’équipement désuet.

Quantum travaille avec de nombreux cabinets comptables et constate que le stockage, la gestion et la protection des données sont des réalités importantes et inévitables. De par la nature de leurs activités, les comptables conservent des données pendant de longues périodes. Une attention particulière doit donc être accordée au respect des exigences de conservation, mais aussi de destruction des données au moment opportun.

La plupart des entreprises sont devenues très douées pour gérer la sécurité des données lorsque leurs actifs sont en ligne, mais c’est plutôt lors du retrait des systèmes qui risque de poser problème.

Lors du renouvellement de l’équipement informatique, il est recommandé de ne pas laisser traîner les actifs trop longtemps pour que les informations sensibles qu’ils contiennent sombrent dans l’oubli. Plus l’équipement est récent (moins il traîne longtemps), plus son potentiel de revente est élevé.