Cueillette En EntrepriseLa création de demandes de propositions (RFP) est une pratique commerciale quotidienne qui permet aux organisations de solliciter des offres auprès des fournisseurs pour des services spécifiques. Bien que votre organisation ait probablement un processus spécifique d’appel d’offres en place, en rédiger un pour les services ITAD et de destruction de données nécessite une réflexion approfondie.
ITAD signifie TI Asset Disposition, une pratique où des dispositifs indésirables sont démantelés, tandis que la destruction des données consiste à éliminer l’information provenant de ces appareils. Les organisations comptent sur ces services lorsqu’elles se débarrassent de l’équipement, et comme elles évaluent les fournisseurs pour le travail, la sécurité des données, la conformité et la responsabilité environnementale doivent être des priorités absolues. Les risques de choisir le mauvais fournisseur sont importants, allant des violations de données à la non-conformité et à la responsabilité financière.
Dans ce guide, nous vous aiderons à créer un appel d’offres complet et efficace qui garantit que les fournisseurs répondent aux besoins en matière de sécurité, de durabilité et opérationnels.
Étape 1 : Établir la portée et les objectifs
Lorsque vous commencez à rédiger un appel d’offres, commencez par identifier quels actifs TI doivent être effacés et/ou déclassés. Les articles peuvent inclure des ordinateurs portables, des serveurs,
Ensuite, déterminez les objectifs principaux de votre projet, qui peuvent inclure la destruction sécurisée des données, la valeur maximale de remarketing, la conformité environnementale, la documentation de la chaîne de garde, ou une combinaison de ces objectifs. Établir une alignement inter-départements en impliquant les équipes TI, sécurité, finances et conformité au besoin.
Étape 2 : Définir les exigences en matière de destruction des données et de sécurité
Selon la taille et la portée de votre organisation, votre projet peut nécessiter des méthodes spécifiques de désinfection des données, comme la déchiquetage physique ou le démagnétisage. Il est important que vous notiez cela dans votre demande de revenus. De même, indiquer les exigences concernant
Dans votre appel d’offres, vous voudrez aussi énumérer vos exigences concernant les procédures de chaîne de garde, de la prise en charge jusqu’à la décision finale. Incluez des attentes concernant les rapports sérialisés, le suivi et la preuve de destruction. Demandez aux fournisseurs de lister leurs certifications, telles que R2v3, e-Stewards, NAID AAA et ISO 9001/14001/45001.
Étape 3 : Définir les critères environnementaux et de conformité
Selon votre secteur, vous pourriez aussi devoir inclure des exigences applicables pour la conformité réglementaire, telles que la PIPEDA, la CEPA ou les lois provinciales sur le recyclage des déchets électroniques. Demandez aux fournisseurs de détailler les partenaires de recyclage en aval et comment ils assurent l’absence d’exportation de déchets électroniques dangereux. De plus, renseignez-vous sur leur système de gestion environnementale, leur philosophie de réutilisation d’abord et la gestion d’équipements non fonctionnels : à quoi ressemble leur
Étape 4 : Structure tarifaire de demande
Pour comparer les prix, demandez aux fournisseurs de fournir une ventilation détaillée des coûts (frais de ramassage, traitement par actif, destruction sur place, emballage, etc.). Incluez des questions sur les volumes minimums, les barèmes de prix et les surtaxes. Si le remarketing fait partie du programme, demandez des détails sur les canaux de revente, la répartition des revenus et la fréquence des rapports.
Étape 5 : Clarifier la logistique et les rapports
Pour avoir une idée claire de la façon dont le processus va se dérouler, renseignez-vous sur la planification du ramassage, les attentes concernant l’emballage et la disponibilité de la main-d’œuvre sur place. Demandez aux fournisseurs d’indiquer les délais de traitement des rapports, des destructions de données et des règlements financiers. Exigez des détails sur les rapports basés sur un portail ou l’intégration avec vos systèmes de gestion d’actifs. Si votre organisation emploie des équipes à distance, renseignez-vous sur la couverture géographique et le soutien aux employés à distance.
Étape 6 : Évaluer l’expérience et le soutien des fournisseurs
Pour prendre une décision éclairée sur le niveau d’expérience du fournisseur, demandez des références d’organisations ou de secteurs sectoriels de taille similaire. Vous pourriez aussi demander des études de cas montrant une manipulation sécuritaire ou un succès en durabilité. Évaluez la structure de support du fournisseur, incluant les représentants de compte dédiés, les chemins d’escalade, les options de personnalisation du programme. Pour des raisons juridiques, vous devrez peut-être demander aux fournisseurs de décrire leur couverture d’assurance, comme la responsabilité cybernétique, la responsabilité civile générale et la responsabilité civile liée à la pollution.
Étape 7 : Comparer les fournisseurs ITAD pour la sélection finale
Enfin, créez un tableau de bord pour comparer les certifications, les prix, les rapports et les capacités de service des fournisseurs. Choisissez un partenaire qui privilégie la sécurité, la transparence et la durabilité, pas seulement l’accessibilité.
Un appel d’offres bien structuré pose les bases d’un programme ITAD sécurisé, conforme et efficace. Si vous cherchez un fournisseur certifié ITAD ayant de l’expérience dans un large éventail d’industries, tournez-vous vers Quantum. Découvrez ici comment nous pouvons vous aider à créer un programme ITAD conforme et durable.